株式会社クオーレ

マニュアルの作成・活用・改訂

弊社の退社時に行う後片付けに喫煙スペースの灰皿清掃があります。
これ、マニュアルにすると、
・退社時刻になったら、喫煙スペースの灰皿を清掃します。
という一行文で片付けられてしまいそうです。
実際、こうしたレベルで書かれているマニュアルを
お客様の会社でよく目にします。しかし、これでは「何をするのか」はわかっても、
「どうやればいいか」わかりませんよね。
もちろん、「やり方はどうでもいいよ」という程度のことならば、
それはそれで「あり」ですが・・・・・・。
ただし、やり方の不手際が原因で火事にでもなったら、大変なことです。
これを、HOWレベルで情報の階層を整理していくとこんな具合になります。

・「退社時の片付け」 >> 「灰皿清掃」 >> 【 作業手順 】
手順① 喫煙スペースの灰皿を洗面台に運びます。
手順② 灰皿に溜まった吸殻と灰を専用缶に捨てます。
   ※吸殻は、必ず火がついていないことを確認してから捨てます。
   ※専用缶は、タバコ臭の拡散を防ぐため、必ず蓋をしておきます。
手順③ 備え付けのペーパータオルを1枚とり、灰皿の灰と汚れを拭き取ります。
   ※使ったペーパータオルは、専用缶に捨てます。
手順④ 灰皿を流水で5秒間水洗いします。
手順⑤ 備え付けのペーパータオルを1枚とり、灰皿の水気を拭き取ります。
   ※使ったペーパータオルは、可燃物用のゴミ箱に捨てます。
手順⑥ 灰皿に水を底から5mmの高さまで入れます。
手順⑦ 水を入れた灰皿を喫煙スペースに戻します。
手順⑧ 洗面台の水気を備え付けのダスターで拭き取ります。
   ※使ったダスターは、水洗いし、よく絞ってハンガーにかけておきます。

ここまで書ければ、僕以外の誰がやっても同じやり方で灰皿清掃ができますよね。
これをタタキ台にしてみんなで話し合えば、もっといいやり方を発見することも
できるというわけです。

 

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