株式会社クオーレ

マニュアルの作成・活用・改訂

某企業のマニュアル作成会議での一コマ。
作成した初稿の内容確認がメインテーマでした。

作成担当者全員でそれぞれの初稿をくまなく読み合わせをしていきます。
すると、実質同じ作業なのにやり方が違うということに気がつきました。

その中の一つを少しデフォルメしてお伝えすると、
「特定の条件を満たした社員に、春・夏はAさんが、秋はBさんが連絡を行う」
という作業でした。

AさんもBさんも、最初に「特定の条件を満たした社員」をリストアップ
しますが、そのやり方が異なっていました。
Aさんは紙の名簿を目でよく確認しながらリストアップする。
一方、Bさんはデータベース上から条件指定をしてリストアップする
やり方をしています。

時間にすると3時間と5分という歴然とした差が出ていました。
この点について、話し合ってみると、
実はAさん、データベースでのやり方を知らなかった・・・。
そしてBさん、Aさんもデータベースでやっていると思い込んでいた・・・。

「そんなやり方があったのか!」と声が上がり、
「だったら、この作業も同じやり方でいけるよね」と話は進み、
「同じ様な話って、他の内容でもあるはずだ」と話は深まります。

夜もどっぷりと暮れ、帰り際に声をかけられました。
「今日はありがとう。書く前にすりあわせはしたつもりだったんだけど、
今日実際にやってみて、いろいろ気がつくことができた。
書いてみて分かることもいっぱいあるね」

それを聞いて私もやりがいを感じ、本当にお互いによかったと思いました。
会議は定期的にまだまだ続きますが、今後の成果が楽しみです。

2012.10.17

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