株式会社クオーレ

マニュアルの作成・活用・改訂

特効薬!?

Posted on 1月 - 17 - 2019

「マニュアルがあまり使われてなくて……活用の特効薬というものはありませんか?」
そんな質問を受けた。確かに、活用はそう簡単にはうまくいかない。
作成は少数のメンバーで対応するが、活用は職場全体、
テーマによっては会社全体が関わってくる。
作成は個人戦だが、活用は総力戦でもある。

マニュアルの旗を掲げて以来、さまざまなテーマのマニュアルの作成・活用をお手伝いしてきた。
そこで身に染みて感じたことは、「マニュアルの深さ」ということである。
これで良い、という納得できる絶対的な正解がない。どこまでもいってしまう。
そんなときは、
「次の改訂で対応しましょう」
と声をかける。若干“逃げ”ではあるが、役に立つ。
“現場”が凄いところは、作成や活用で課題としてあげたことを
実践やその検証を通して解決してしまうことだ。まさに、試行錯誤の賜物である。

「例の課題だった案件、次の改訂で対応できます」
そんな連絡があったときは、本当にうれしくなる。
覚えていてくれたこと、課題を解決してくれたこと。
マニュアルを活用していることの“証”でもある。

マニュアルは、現場で活用して成果を上げる。この自明のことがなかなか徹底できない。
「やっと完成した!」
という解放感で、ほとんどの場合課題は雲散霧消してしまうのが、残念ながら現実である。

マニュアル活用に、特効薬はない。
一つひとつ地道にやるべきことを徹底すること、
そして、職場の文化になるまで粘り強く続けるしかないのだ。
まさに、「現場力」が試される。
ただ、一つ言えることは、ある程度軌道に乗るまでは、ある種の強制力を働かせる必要がある。
トップの旗振りであったり、
全員参加の活用キャンペーン(活用ランキング、理解度テストなど)の実施、
活用しない人にペナルティを科すなどといった荒療治。
また、新人の導入教育や人事評価・昇格昇給制度に組み込んで、
使わざるを得ない仕組みを整備するといったことも重要である。
「活用させる」ための方法は、みんなの知恵を出し合えば幾つも出てくるはずだ。
要は、「本気で活用するのか」「成果を上げるのか」といった覚悟が求められているということになる。

「マニュアルを活用して成長する」ということが、職場の価値観として共有されるまで続ける。
継続は力なり、である。

昨年の漢字は「災」だったが、今年は「続」にぜひしたいものだ。

あーぁ、やることが多くて、今年もホントにシンド!

2019.01.17<No.254>